メールコミュニケーションの特徴とトラブルを防ぐポイント《社会人のコミュ力UP講座⑤》

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メールコミュニケーションのポイント

今回は、コミュニケーションスキルの応用編の2回目として、業務(仕事)におけるメールでのコミュニケーションについて考えます。

メールによるコミュニケーションの特徴

メールは、インターネットの登場以来、間接的なコミュニケーションの主役となっています。
だからこそ、メールの失敗は大きな痛手になるかもしれません。

メールでのコミュニケーションには以下のようなメリット・デメリットがあります。

 

メールのメリットデメリット

 

こうしたメールの特徴(特にデメリット)を知り、予測できるトラブルは回避しましょう!

では、トラブルを起こしうるメールとはどのようなものでしょうか?
悪い例から見ていきましょう。

 

業務メールの書き方(悪い例・良い例)

悪い例①:回答が面倒なメール

 

回答が面倒なメール[①たくさんの質問が読みにくく理解しにくい ②別の話題も入って内容の整理がしにくい ③相手の都合を無視して追い詰める

 

悪い例②:情報不足なメール

情報不足なメール[1回で済むはずの内容が1回で完結しない→読み手に頭を使わせたり、気を遣わせたりするメールはNGです]

 

逆に、どのようなメールが望ましいのでしょうか。
相手への配慮にたち、適切な作法にのっとった、良い例を見てみましょう。

 

良い例(望ましいメールの文面)

 

良いメールの例[①感謝でアイスブレイク ②メールの意図を最初に ③依頼内容と理由を明確に ④納期にを明確に ⑤選択肢を与える ⑥依頼自体は単純、返信簡単 ⑦メール返信と電話待ちの選択肢を与える ⑧読みやすく改行、ムダが無い]

 

「悪い例」のような理不尽なメールを受け取ってしまったら、思わず、感情をぶつける返信をしたくなるかもしれません。
でも、メールは後々まで残るもの禍根も残しかねません

ここでは、トラブルを避けて対応する方法を一つご紹介します。

 

メールでのトラブルを回避するコツ

トラブルを避けるメールの例[①まずは自分の気持ちも含めて返事を下書き ②そのメールを下書きのまま一晩寝かせます ③翌日、自分の気持ちも落ち着くと、メールが過激だったことに気付き、共感に満ち溢れた内容に修正できます。]

至急対応が必要ではないメールの場合は、
感情込みで下書き寝かす共感型に修正
という流れを意識するだけで、トラブルが生じる可能性を下げることができます。
ぜひ試してみましょう!

 
次回は、会議でのファシリテーションについてとり上げます。

 

(アイアール技術者教育研究所 H・N)

 

【連載コラム:社会人のコミュ力UP講座】

 

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