職場で良い人間関係を築けるコミュニケーションのポイント《社会人のコミュ力UP講座②》

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コミュニケーションのポイント

今回は、コミュニケーションコラムの第2回として、どのような相手にも受け入れられやすく良い関係を作るポイントについて説明します。

1.第一印象をよくするヒント

心理学の研究では、第一印象は出会って数分以内で作られること、人は言葉以外の見た目や声の感じからも大きな影響を受けるといわれています。

 

メラビアンの研究

 

これらの研究が全てとは言えませんが、初対面の人の第一印象は、見た目や声の感じに左右されやすい傾向があるといえるかもしれません。良い印象を与えるように、見た目を整えることは大切です。

 

良い印象を与える

 

人によってやりやすいこと、やりにくいこと、文化によって受け取り方の違いもあります。
無理のない範囲で、少しずつ始めてみましょう。

 

2.好感度につながる「接触頻度と人間的側面」

よく会う人、よく知っている人といる方が、人間は本能的に安心して打ち解けられるといわれています。
いわゆる「ザイアンスの法則」というものです。

 

ザイアンスの法則

 

仲良くなりたい人とは積極的に会う機会を増やしたり、自分がどんな人間なのか開示することも大切です。

 

営業

 

3.相手をポジティブにする「ほめる5S」

例えば、悪い報告を受けるとき、上司がこんな反応をしたら部下はどう思うでしょうか?

 

悪い報告

 

伝える内容はほぼ同じでも、ほめ言葉を入れることで相手の受け取り方は大きく違ってきます
ほめ言葉は、Sから始まることが多いです。「ほめる5S」の言葉を使ってみましょう。

ほめる5S(すごい、すばらしい、さすが、最高です、素敵です)

ほめ言葉は立場の上下に関わらず使え、日々の実行で身につく習慣です。
使えば使うほど、相手の良いところが見えてくるようになります。

 

4.相手の緊張を解く「引立ての3K」

例えば、電話の応対で、安心して話せる相手はどちらでしょうか?

 

電話の応対

 

ぶっきらぼうな言葉と、30秒に3回も感謝の気持ちを伝える言葉。
これも、意識して練習するとできるようになります。
相手の警戒をとくには、感謝関心謙遜の「3Kの心がけ」が効果的です。

3Kの心がけ

特に、後輩や、自分より弱い立場の人にこそ使うとよいでしょう。相手は恐れています。
そして自分は気遣いを忘れがちです。だからこそ、感謝、関心、謙遜を意識しましょう。

 

5.Win-Winをつくる、ほうれんそうと根回し

ビジネスにおける「ほうれんそう」とは、「報告」「連絡」「相談」のことです。
チームで仕事をする日本においては、チーム内での業務分担で間違いが出ないように、また管理職が正しい判断をできるように、上司から出された指示に対する経過や結果を「報告」し、関係する人たちに事実を「連絡」し、自分だけでは判断できないことについて「相談」することです。

良い事だけでなく、悪い事ほど早く「ほうれんそう」することで、的確な対処をはやく打つことができるようになります。結果的に、自分だけでなく、関係する人たち全てのトラブルを未然に防ぐことができるのです。

 

ビジネスにおける根回しの重要性

「根回し」とは、成長した樹木を移植するための準備として、半年~1年ほど前から、太い根を切ってその周辺から新しい根が出てくることを促すことを言います。移植後に新しい根が活発に水分や養分を吸収することで活着させることを目的とします。

転じて、ビジネスにおける根回しは、物事を行う前に、あらかじめ関係者の了承を得ておくこと、事前の相談や下打ち合わせなどの段取りを取っていくことを言います。

特に事業の立ち上げには、実現性を含めて、売上の見込みや協力体制について問われることがあります。
予め根回しをしておくことで、この企画もさまざまな人の力を借りて実現性の高いものにできたり、重要な会議の前に了解をとりつけておくことで、会議でより望ましい方向に結論を導くことができるでしょう。

 

ほうれんそう・根回しは、結果として自分の成長にも繋がる

ほうれんそうと根回しは、先を見越して行うとよいでしょう。
右の赤矢印のルートは、ほうれんそうも根回しもせずに一人で行った場合の業務フローです。
それに比べて、左の青矢印のルートは、ほうれんそうと根回しを行った分、最終報告もかなり詳しく高い完成度になることが想像できます。

 

ほうれんそう

 
 

丁寧に根回しすることは難しく面倒なようにみえます。
しかし、一度やってしまえば、社内にたくさんの味方ができ、より大きな仕事に携われるようになります

自分の成長のためにも、挑戦してみてはいかがでしょうか。

 

(アイアール技術者教育研究所 H・N)

 

【連載コラム:社会人のコミュ力UP講座】

 

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