購買・調達担当者が絶対に押さえておくべき業務のポイントと心がけ
今回のコラムでは、製造業における購買・調達・資材関連業務の重要なポイントを整理します。
目次
１．品質管理（「前工程」としての責任）
品質マネジメントシステムに関する国際規格であるISO 9001の第8章では、［顧客要求（インプット）⇒製品・サービス（アウトプット）］の実現プロセスを説明しています。その中の8.4は「外部から提供されるプロセス、製品およびサービスの管理」であり、まさに購買部門が担うべき責任と職務に関わる項目です。
自社の品質プロセスにおける自部門の立場や職務を十分に理解するとともに、サプライヤー（取引先）の視察・監査に臨む際にも、ISO 9001の仕組みを理解したうえで対応することで、課題の把握に役立ちます。
購買品は、検収後、自社の製造工程のどこかで使用されるものですから、重要な「前工程」といえます。
購買品に何らかの故障、不良が生ずれば、品質や納期の上で、自社の工程に重大な支障が生じます。
「後工程はお客様」「自工程保証」という言葉があります。
購買担当者はこの意味を理解し、購買品に関わる工程全体に目を配る必要があります。
２．購買先管理のポイント
（1）取引先の業務遂行状況の評価
図2のように、事業の3大指標であるQCD（品質・コスト・納期）を中心に、4M（Man, Machine, Method, Material）の切り口から定量的な評価基準を設けます。そのうえで、取引実績に関する評価データを収集・蓄積するとともに、定期的または抜き打ちで訪問監査を実施し、評価の精度を高めます。
（2）コストダウンの課題発掘
発注者（親事業者）による一方的な価格の押し付けは避けるべきです。下請事業者（サプライヤー）が希望する場合には、共同開発や技術支援、技術指導なども視野に入れながら、成果を共有できる仕組みを整え、共存共栄の精神で合理的な原価低減を目指すことが重要です。
例えば、サプライヤーの職場状況によっては、3S（整理・整頓・清掃）が徹底されておらず、ムダに起因するロスコストが発生している可能性があります。定期的にサプライヤーを訪問し、状況を知ることも大切です。
また、外部の視点から気づいた改善点を伝えたり、下請事業者に新たな発想を促したりするなど、取引先を育成する意識を持ってコストダウンを推進することも重要です。
（3）トラブル発生時は？
情報収集や状況の受発信の窓口を購買部門に一元化し、混乱を防止します。必要に応じて他部門に協力を要請するとともに、場合によっては速やかにサプライヤーの現場へ赴き、状況を確認します。
そして購買が主体となって、サプライヤーと協力して、以下のプロセスを進めます。
- 発生原因の明確化
- 再発可能性の検証
- 具体的改善の実行とフォローアップ
トラブルが発生したとき、納期や品質への影響の懸念から、社内各部門がサプライヤーを責め立てる場面が発生する可能性があります。その際、購買担当者はサプライヤー側の立場も踏まえながら、問題解決に向けた対策の立案と実行を冷静に主導することが大切です。
［※関連記事：サプライヤー監査とは？具体的な実施手順、チェックリスト例まで徹底解説！ ］
３．海外調達に注意
外国為替及び外国貿易法（外為法）と輸出貿易管理令（輸出令）において規定される「製品・サービス」には、ハードウェアのみならず、書類や図面などのソフトウェア（役務）も含まれます。
海外に見積もりを依頼する際、取引先に提供する仕様書や図面は、役務の提供に該当する場合があります。
注意点は、「伝達手段によらない」ということです。伝達手段は正式文書のみならず、口頭、電話、メール、FAXなどあらゆる手段が含まれます。
したがって、正式文書を送付する前であっても、技術内容を電話などで口頭伝達する場合には、事前に輸出令の規定に照らして適切な手続きを踏む必要があります。
４．CSR調達、グリーン調達を考慮
「CSR」（Corporate Social Responsibility) とは、企業の社会的責任のことです。
そして「CSR調達」とは、調達においても社会的責任を果たす考え方を指します。取引先に調達方針を開示し、広く理解を求めながら協力を要請していきます。
CSR調達指針の作成にはISO26000が参考となります。ISO26000が掲げる7つの中核課題の1つに「環境」があります。
「グリーン調達」とは、製品や部材、原材料、サービスなどを調達する際に、品質・価格・納期だけでなく、環境負荷の少なさも評価基準に加えて購買先や調達品を選定する考え方です。
具体的には、環境負荷物質の含有状況、省エネルギー性、リサイクル性、廃棄時の環境影響、取引先の環境マネジメント体制などを確認し、環境に配慮した調達を進めます。
［※関連記事：グリーン調達とは？製造業で求められる理由・進め方・課題をわかりやすく解説 ］
「グリーン購入法」とは？
正式名を「国等による環境物品等の調達の推進等に関する法律」といい、環境負荷低減に努力する企業から優先的に購入する方針を促進するために制定されたものです。
これからの購買では、品質、価格、納期などの従来の評価基準に加えて、取引先の環境負荷低減への取り組み状況も考慮することが必要です。
５．設計・開発部門との関係とこれからの購買担当者像
購買部門と社内各部門との関係をまとめると図4のようになります。
ここでは、設計・開発部門との関係について説明します。
従来、顧客要求が購買品のサプライヤーへ伝達される流れは、下記のようなものでした。
顧客仕様 ⇒ 設計（購入品技術仕様書作成） ⇒ 購買部門 ⇒ サプライヤー
近年、顧客要求納期が従来よりも短縮される傾向にあります。また、設計部門が従来以上に多忙となり、購買品仕様書の作成が遅れることも増えています。その結果、調達リードタイムが圧縮され、見積もりに十分な時間をかけられず、結果として購買品の品質に影響を及ぼす事態が生じます。
解決策としては、早い段階から購買部門が関与し、購買品の技術仕様作成において設計部門と協業するフロントローディングがあります。これを開発プロセスにも適用することで、開発工程の円滑化が期待できます。
新製品開発における新たな購買品の技術仕様検討にも、購買部門が参加するコンカレントエンジニアリング（CE）が重要になります。
これからの購買担当者は、購入品の技術仕様に明るい「調達エンジニア」となることが必要です。
自分が担当する購買品が自社製品のどこに使用され、どのような役割を果たすのか、よく理解するようにしましょう。
（アイアール技術者教育研究所 S・Y）
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