【資料・ツール解説】不具合報告書のテンプレートと記入例

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不具合報告

製造現場や業務プロセスにおいて、不具合の発生を完全に防ぐことは困難です。重要なのは、発生した事実を正しく記録し、原因を分析し、再発防止につなげることです。不具合報告書はそのための正式な記録文書です。

本記事では不具合報告書の役割と、実務で使いやすいフォーマット構成、各項目の記入事項とそのポイントを解説します。

なお、本記事でいう「不具合報告書」は社内向けの運用を前提としています。以降は便宜上「不具合報告書」と表記します。

不具合報告書とは

不具合報告書は、業務や製品が定められた要求事項・基準から逸脱した場合に、発生した事実を記録し、是正処置を管理して再発防止につなげるための文書です。（例：工程内不良、手順逸脱、検査漏れなど）
監査対応だけでなく、日常の改善活動の起点としても重要な役割を担います。

不具合報告書は単なる反省文ではありません。
不具合を個人の問題で終わらせず、仕組みの問題として整理し、再発防止を組織知として残すために作成します。この視点が欠けると、同様の不具合が繰り返される原因になります。

ISOとの関係

ISO 9001では、不適合の管理（8.7）と、原因除去・再発防止を含む是正処置（10.2）が要求されます。
不具合報告書は、事実／対応／原因／対策／確認を一貫して残せるため、監査時の説明根拠となり、再発の有無を確認する起点にもなります。

社内向け不具合報告書のフォーマットサンプル（記載例）

【※当サイトでダウンロードできる、不具合報告書（Excel形式のテンプレート）と記入事項の文例】

不具合報告書の項目と記入例（テンプレート記載例）

各記入項目の解説

不具合内容：
「何が起きたのか」を事実ベースで記載します。推測や評価はここには書かず、確認できた事実のみを整理します。あわせて5W1H（いつ/どこで/誰が/何を/どのように）を整理し、発生状況を客観的に記録します。
要求事項／基準：
どのルール・仕様・手順に適合していなかったのかを明示します。基準が不明確なままでは、是正処置の妥当性も判断できません。
波及範囲の確認：
社内不具合では、発生した事象そのものだけでなく、同様の問題が他に広がっていないかの確認が重要となります。
※記載例：同一ロット・前後ロット、同一工程の他製品、過去の対象品（必要に応じて他ライン・他拠点など）。
影響が「ない」と判断した場合でも、どこまで確認したうえで判断したのか（対象範囲、件数、確認方法）を記載することがポイントです。
暫定処置：
影響拡大を防ぐために実施した暫定対応（応急処置・封じ込め）を記載します。是正処置（恒久対策）とは切り分けて考えることが重要です。
※対応例：ロット隔離、出荷停止、全数再検査、再作業など。
原因分析：
なぜその不具合が発生したのかを、なぜなぜ分析などを用いて掘り下げます。「作業員がミスをした」などの個人要因で止めず、なぜミスが起きたのか／なぜ流出を防げなかったのかまで確認しましょう。
結論は、原因を「管理の不足（基準・手順・教育・設備設定・確認記録・ダブルチェック等）」などの形で言語化すると、対策に落とし込みやすくなります。
是正処置（恒久対策）：
原因を取り除くために実施する対策を記載します。「注意喚起」「再教育のみ」で終わらせず、再発しないよう運用に組み込むことが重要です。
※対応例：作業手順の変更、チェックリスト追加、設定の固定化、設備改善、ポカヨケの設置など。
再発防止策：
再発防止策は、是正処置を仕組みに落とし込むイメージで整理します。ルール化、記録の仕組み、チェック機構の追加など、運用に組み込まれていることが重要です。
有効性確認方法：
是正処置が有効だったかをどのように確認するかを明示します。確認方法が決まっていない対策は形骸化しやすいため、確認時期、確認者、確認方法（監査、データ評価、現場観察など）まで書けると確実です。
承認欄：
部門長、品質部門など必要な承認ルートを明示します。誰が、いつ承認したのかが分かる形式にしておくことで、後日の確認やトラブル防止につながります。