サプライヤー監査とは？具体的な実施手順、チェックリスト例まで徹底解説！

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この記事では、サプライヤー監査の目的、具体的な実施手順、チェックリストの例、効果的なサプライヤー監査を行うポイントを解説します。ぜひ最後までお読みください。

１．サプライヤー監査とは？

「サプライヤー監査」とは、企業が原材料などを購入している取引先（サプライヤー）に行う監査です。
社内で認定した監査員が、サプライヤーのQMS（品質マネジメントシステム）の実施状況や実際の作業手順などを確認し、品質不具合が予見されるようなリスクを発見した場合には、是正を依頼します。
実際に品質不具合が発生する前にリスクを発見し、事故の未然防止ができる有効な手法です。

第二者監査とは？

サプライヤー監査と似た言葉で「第二者監査」があります。
「第二者監査」とは、外部提供者に行う監査で、「外部提供者」とは外部からの供給（サプライヤー）や外部からの委託（外注先）を指します。
第一者監査が社内の監査、第二者監査がサプライヤーや外注先といった取引先の監査、第三者監査が認証機関など第三者による監査となり、どれも品質不具合のリスク低減への有効な手法です。特に第二者監査は顧客である企業がサプライヤーに対して直接行うため、より具体的かつ実践的な視点での評価が可能となります。
本記事ではサプライヤー監査について述べていますが、外注先への監査にも適用できる内容です。

２．サプライヤー監査の目的

サプライヤー監査は、組織が取引先の品質管理体制や実務プロセスを評価し、製品やサービスの品質を確保するための重要な活動です。
この監査の主な目的は、サプライチェーン全体での品質保証、リスク管理、そして継続的な改善にあります。

監査を通じて、サプライヤーの品質マネジメントシステム（QMS）の有効性、法令順守状況、契約要件との適合性を確認します。また、潜在的な問題点を早期に発見し、予防措置を講じることで、品質問題の発生を未然に防ぐことができます。

３．ISO9001とサプライヤー監査の関係

ISO9001:2015では、外部提供者（サプライヤー）の管理に関する要求事項が、「8.4.3 外部提供者に関する情報」で規定されています。具体的には、外部提供者のパフォーマンス管理及び監視、妥当性確認活動が要求されています。

パフォーマンスの管理・監視とは、要求した品質通りの製品が納入されているか受入検査で確認することや、納期通りに納入されているかの分析、第二者監査で妥当性を確認することを指します。
このように、企業はサプライヤー監査を品質マネジメントシステムの重要な要素として位置づけ、計画的に実施する必要があります。

４．サプライヤー監査の実施手順とポイント

では、サプライヤー監査の具体的な進め方を見ていきましょう。

（1）事前準備

サプライヤー監査は企業の代表として監査を行いますので、事前準備が非常に重要です。
まず、サプライヤー監査に必要な事前準備について解説します。

① サプライヤー監査計画の立案

サプライヤー監査の全体責任者は、まず全体計画を立案します。全体計画では、監査対象とするサプライヤーの選定と監査チームの編成と大まかなスケジューリングを行います。

監査対象となるサプライヤーの選定

監査対象とするサプライヤーは、以下のような選定基準を用いて選定します。

サービスの重要度が低い、取引規模が小さい、前年度の監査結果が良好だった、などの理由から、今年度の監査はなしとする、あるいは自己チェック（サプライヤー自身で書類評価を行う形式）のみとする、といった方法もあります。逆に前年度に品質事故のあったサプライヤーには、現地で直接監査を行い是正処置が行われているか確認することも重要です。
これらの基準に基づいてリスク評価を行い、高リスクのサプライヤーを優先的に監査対象とすることで、限られたリソースで効果的に監査を行えます。

監査チームの編成と大まかなスケジューリング

どのサプライヤーに監査を行うか決定したら、監査チームの編成と大まかなスケジューリングを行います。
監査チームの編成では、監査リーダーを任命し、さらに技術専門家、品質管理の専門家など、必要なスキルを持つメンバーを選定して監査チームを編成します。
監査の規模に応じて、適切な監査員の配置、必要な日数、交通費などの経費を事前に見積もります。

監査スケジュールには、以下の要素を含め、最終的な是正処置を実施完了し、監査報告書の完成が全体の監査結果報告書に間に合うようスケジューリングを行いましょう。

サプライヤーの繁忙期を避け、十分な準備時間を確保することも重要です。

② 監査チェックリストの作成

監査チームに任命された監査員は、事前に監査で確認すべき項目をまとめた監査チェックリストを作成します。効果的な監査チェックリストを作成するには、サプライヤーの業種や提供する製品・サービスの特性に合わせてカスタマイズする必要があります。
QMS（品質マネジメントシステム）を重点的に監査するのであれば、ISO 9001の要求事項などを参考に作成しましょう。また、過去の監査で確認された不適合事項や改善点も反映させることで、継続的な改善を促進することができます。
さらに、チェックリストは単なる確認項目の羅列ではなく、各項目の重要度や関連する要求事項も明記することで、監査の焦点を明確にし、効率的な監査実施を可能にします。

監査で確認すべきQMSの主要項目に関するチェックリスト

効果的な監査を実施するために、たとえば以下のような項目を含めたチェックリストを作成します。

サプライヤー特有のリスクの見極め方

上記のQMSに関する確認項目とは別に、サプライヤー特有のリスクを特定するための質問項目も重要です。
たとえば以下のような観点でチェックリストを作成してみてはいかがでしょうか。

（2）当日の実施手順

① オープニングミーティング

監査当日、まずはオープニングミーティングを行いましょう。オープニングミーティングに必要な項目の例は以下の通りです。

② 監査の実施

監査では客観的事実の収集が重要です。監査員の主観による判断ではなく、どの作業や文書が、何に照らし合わせて問題なのかを明確にします。個人的な意見や推測ではなく、「作業手順書では〇〇という作業を行うはずが、××の状態でした。」など、具体的な事実に基づいて指摘します。

この際、単なる批判ではなく、改善の方向性を示す建設的なフィードバックが提供できるよう心がけましょう。「〇〇を改善することで、××というメリットが期待できます」といった形で、改善による利点も併せて伝えることが効果的です。
また、サプライヤーの環境や制約条件を理解し、現実的な視点で評価します。過度に理想論を押し付けるのではなく、サプライヤーの状況に即した改善提案を行うことで、実行可能な改善につながります。

さらに、可能であれば実際の作業を直接見学する現場観察を行います。現場観察では、「言っていること」と「やっていること」のギャップを発見することが重要です。また、監査員は発見した課題をその場で指摘するだけでなく、根本原因の理解に努める姿勢が求められます。

③ クロージングミーティングの進め方

監査終了後はクロージングミーティングを行います。このミーティングでは、監査で発見した事実を整理しサプライヤーと共有します。

好事例や改善点を具体的に説明し、サプライヤーの取り組みを適切に評価します。不適合事項がある場合は、その事実と根拠を客観的に説明し、是正処置についてサプライヤーの理解と合意を得ることが重要です。
最後に、サプライヤーからの質問や意見に丁寧に対応し、相互理解を深めることで、監査後の改善活動がスムーズに進むよう配慮します。

（3）監査後のフォローアップ

監査終了後は速やかに監査報告書を作成してサプライヤーに送付し、必要であれば是正処置を依頼します。

① 監査報告書の内容

監査報告書には以下のような情報を記載します。

監査報告書は単なる記録文書ではなく、サプライヤーとのコミュニケーションツールであり、改善活動の起点となる重要な文書です。そのため、事実に基づく客観的な記述と、建設的な改善提案のバランスを意識して作成することが重要です。

② サプライヤーへの是正処置要求

監査はやって終わりではなく、監査後の是正処置完了までが重要です。

是正処置のフォローアップ手順

サプライヤーに是正処置を確実に実施させるため、以下のような手順が効果的です。

フォローアップは形式的なチェックに終わらせず、サプライヤーとの対話を通じて、改善活動の深化と定着を支援する姿勢が重要です。効果的なフォローアップにより、一時的な対策ではなく、持続的な品質向上の仕組みづくりを促進することができます。

是正処置要求の伝え方

是正処置要求を効果的に伝えるためには、以下の点に注意が必要です。

５．効果的なサプライヤー監査を行うには

より効果的なサプライヤー監査を実施していくためには、継続的な監査ルールの見直しと監査員のレベルアップが重要です。

（1）監査ルールの継続的改善

「監査ルール」とは、監査するサプライヤーの選定基準や監査頻度、チェック項目監査基準を指します。サプライヤー全体の監査結果を分析し、次年度の監査計画に活かします。

たとえば、どのサプライヤーも監査結果が良好であまり指摘がない場合には、監査頻度を減らす・監査基準を厳しくするといった監査ルールの改訂を考慮しましょう。監査計画は固定的なものではなく、ビジネス環境や品質状況の変化に応じて柔軟に見直すことが重要です。

（2）監査員のレベルアップ

また効果的なサプライヤー監査には、監査員のレベルアップも欠かせません。監査員は、顧客クレームなどの品質状況、社会動向や業界動向、サプライヤーの製造工程などを熟知して力量を維持しなければなりません。
さらに外部研修などを通じて、業界知識の取得や効果的な質問技法、コミュニケーションスキルなどを身につけるのも効果的です。

６．まとめ

いかがだったでしょうか。効果的なサプライヤー監査は、サプライヤーにとっても自分たちだけではなかなか気付けない、言い出しにくい改善を進める大きなチャンスです。
品質不具合の未然防止につながるサプライヤー監査が行えるように取り組んでいきましょう。

（アイアール技術者教育研究所　K・A）
 
 

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